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克服形式主义,提高管理效率

02-24 16:17:13

疫情期间,考验的不仅仅是医药学专业方面的能力,更是各个组织的管理能力。大到国家的整体筹划、组织、管控,小到每个企业、单位的内部管理,在特殊时期都得到了考验,如何发现问题并改善,提高管理效率?都在这个时期反映出一些问题。

1

【疫情期间的形式主义】

在今年2月16日,国务院联防联控机制举行新闻发布会,着重提到了“基层医务工作者的负担太重,很多时间都浪费在填表上”的情况,国家卫生健康委基层司副司长诸宏明说:“我们已经注意到了这个问题,要纠正。基层医务人员工作比较繁杂、任务很艰巨,每一分每一秒对他们来说都非常宝贵。所以,他们的时间要用在‘刀刃’上,不能做无谓的浪费。”

据人民网报道,在日前召开的**中央政治局常务委员会会议上,习近平总书记专门强调:“要坚决反对形式主义、官僚主义,让基层干部把更多精力投入到疫情防控第一线。”同时,今年第4期《求是》杂志发表习近平总书记的重要文章《在中央政治局常委会会议研究应对新型冠状病毒肺炎疫情工作时的讲话》。其中提到:“一些基层干部反映,抗疫工作中最典型的形式主义、官僚主义问题莫过于重复报送各类表格。有的地方市县卫健局、应急局、政府办、县委办、妇联、教育局、农业农村局等都各自制作一份或几份表格,要求基层干部填写并迅速上报,这些表格的内容其实相差无几,但没有一个文件、一个部门帮乡镇解决急需的哪怕一个口罩、一瓶消毒水的问题。”

据新华社报道,多地基层干部反映,花样繁多的形式主义消耗了本就紧张的人力、物力,对抗疫工作大局造成严重干扰。“表格抗疫”“迎检大战”“鼓劲式会议”……疫情严峻,有人还在做表面文章,搞形式主义。基层的表格负担有多重?《工人日报》在2月17日的《“表哥表姐”太难了,抗“疫”容不得形式主义》文章中提到,有的地方,企业想复工,需要填15个表格、2份承诺书,制定1个应急预案、1个复工方案、1套食堂防护措施和1套宿舍防护措施——“企业填材料填得手软”。

作为应对,国家卫生健康委基层司副司长诸宏明强调,在疫情防控的关键时期,除了《传染病防治法》法定的、必须要填的表格以外,其他的一些报表、统计、总结都可暂停。“让基层医务工作者把更多精力投入到疫情防控第一线,能不开的会尽量不开,有些文件能不发就不发,实际工作中,不能以文件落实文件。”

2

【企业管理中的形式主义】

上述的问题屡见不鲜。在疫情期间,各单位的管理工作依然按照往常的方式开展,平日里就影响效率的管理工作,在非常时期格外引人不满。在基层医务工作者方面,国家卫健委已经对文山会海叫停。而作为企业,也需要及时调整,加强自身管理效率,克服形式主义,提高组织效率应对(疫情)变化及提升核心竞争力。

3

【形式主义的根源所在】

形式主义在很多地方都存在,从理性角度分析,原因都有哪些呢?

形式主义在中国历史各个阶段都有,其产生既有历史环境的原因,也有管理体制不到位的原因,今天,我们主要分析管理体制的原因。它主要包含三个方面原因:

原因一:较为集权的官僚体制下导致组织内部缺少灵活的适应环境能力造成的。在中国古代甚至现代社会组织中,一旦权力集中在某个一环节,就容易出现,所有信息集中在某个环节,而这个集权环节容易导致因集权者个人的时间与精力不够,进而导致组织整体反馈效率受到个人的精力,能力,价值观等方面影响的局面。与此同时,长期的基层无权利的模式,容易导致执行者不思考,不思维,因为什么事情都是上级局的的决定的,因此自己可以顺理成章偷偷懒了,这犹如在家庭中,我们发现如果有的家长期管的过多,孩子就容易出现内向性格,在班级活动中少,适应环境能力,独立性就差的局面,如果高压学习,孩子就会在父母面前装模作样地看书,而实际上,在父母不在的时候,就会拖沓不看书了。因此在组织中,也类似,看到的现象就如同高压家长下的孩子在学习一样的情形了。

原因二:监督体制及信息渠道单一是形式主义肆无忌惮的温床,在组织中,如果信息本身不畅,监督体制的缺失,就容易出现,执行单位为了个人利益或者怕受到处罚,故意遮蔽信息,也自然容易出现实际情况与提报数据脱节的局面电影1942中,有一个片段,蒋介石在向河南省负责人了解花园口决口的灾情情况的时候,河南省负责人汇报说时说道的政府的数据和实际数据脱节的局面。其本质就是信息渠道不畅通,导致层层隐瞒,隐瞒无人知晓,最终倒是上级单位得到的信息偏离实际的局面,而这样的现象越来越多的时候,执行者的管理者就对了解最真实的实际情况的必要性不足,因为他本身就不用这个数据,他会刻意隐瞒,如果隐瞒的结果,没别人知道的时候,去基层检查工作了解的积极性也自然不足了。

原因三:欺负上级不职业,当基层单位知道上级决策者本身不职业的时候,就会用假数据欺瞒上级,曾经就有的领导在疫情会议上告诉媒体:武汉地区生产口罩的数量的时候,多次修改,第一次说产能,百亿口罩,第二次说十几亿产能,最后一次说,一百多万产能,不了解基层信息,上级不去基层检查,就容易导致执行者做样子,因为我说的数字,你无从考证,例如曾经到某一个国企的二级生产单位做咨询,突然有一天来通知,说上级单位安全检查,所以很多单位,立即:通知检查期间,卫生清扫到位,工人要求护目镜安全,维修数据赶紧凑,等等,第二天,上级单位领导在这个厂的干部们的簇拥下,鼓掌中,检查完成了,据了解,上级单位来的人员仅仅是职能部室的行政干部,而不是专业人才,所检查什么,看什么都不懂,一周以后,检查没有了,抽查没有了,一切都恢复原样。安全隐患照样存在,带上,你上级也不一定“懂”,如果上级也很少听取专业人员的建议与意见的时候,就更容易出现各种各样的形式主义了,数据形式主义,开会形式主义,目标下达形式主义等等现象。

另外,形式主义的做样子,还会出现以下几种现象,例如:

微信图片编辑_20200224161340.jpg

4

【克服形式主义的几项专业建议】

结合以上分析,我们要对症下药,第一:建立科学的分授权机制,科学授权给执行层与基层单位,不断提高执行层或者基层单位的适应环境的能力,另一个,及时建立有效科学的信息共享机制与监督体制,让作假的人无法立足与生存,第三,提升管理机关的专业素质,让检查有价值,让决策与分析有意义。

当然,针对疫情期间,各级组织需要提高自身的应对能力,积极建立应急管理机制,例如,美国建立了几种等级的预警机制,不同等级的预警机制,让政府机关建立不同等级临时组织形式,适应救灾防灾的需要,而不是临时指定一个领导去救火。

让专业的人做专业的事情,做好最佳决策与判断,再调动资源完成急难险重的任务,比如:懂业务的专业人员成为决策小组的主要成员,或者参谋,建立配套机制,授权其拥有解决问题中的各项权利,让真正的项目制在组织建设中发挥作用。

疫情给我们压力,我们一方面需要及时调整,同时也要让类似防疫的各项管理机制及时建立起来,改善工作,不断提升。

从克服形式主义,提高管理效率的角度,结合长期咨询工作中的经验,我们先从信息共享机制建设方面提出如下思路,仅供参考。

1、建立公司级的信息共享平台,促进跨部门之间的信息共享。

很多信息的收集是管理工作的必要环节,从各部门的管理工作出发,收集信息并不是问题,但是各部门的重复收集,给下级带来较大的工作负担。而通过建立信息共享平台,可以保障信息的统一、及时,避免反复、重复收集信息。在当前时代,各个企业均有内部的信息技术平台,或是内部工作群,在疫情期间,各企业也采用了远程办公、云平台交流的手段,并不存在技术难点。

2、建立“能辅分开”的工作方式,将专业人才与管理人才的工作分开。

在很多企业中,都能看到让专业人才做辅助性工作的情况。例如某些生产企业,让工艺人员填写各种表格,在技术企业,让研发专员重复提交报表等,都属于类似的问题。部分企业专门设置了事务员,来做数据收集类工作,但是在实际操作中,由于职责规范不到位、事务员的能力不足,导致没有完全解放专业人才的精力。

3、在信息收集方面开展规范统一的培训,建立各项标准、简化流程。

很多部门要求的信息均是从各自部门出发的表格、口径。如果能建立统一的信息收集表单和规范,实现标准化,可以有效简化基层人员的管理成本。在建立统一标准后,开展相应的培训,确保大家形成统一认识,便于长期实施。

在帮助某生产企业梳理流程过程中,采用了类似的方式,建立标准化的信息提报流程,包括统一时间标准(各类信息提报统一在每周五下午开展)、统一信息标准(采用统一的集成表格,各部门从中取数)、统一质量标准(各类信息的规范、深度、来源等进行统一),通过改善,有效节省了一线人员的工作量,提高工作效率,降低了人工成本。

4、建立部门间协作机制和信息共享规范。

短期内要解决信息共享的问题,可以采用制定工具规范的方式,帮助各部门约定工作衔接的规范和信息提报、共享的方式。

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5、明确管理职责,对各类岗位的工作提出明确规范,减少无效工作。

很多部门之所以不断收集信息,一方面是上级领导需要数据信息的时候自身没有做好日常的数据积累和台账,另一方面是缺少岗位的明确规范,通过收集数据、整合数据增加工作量。虽然这样的工作成效有待商榷,但是在饱和度上确实增加了不少。对于这种情况,我们建议企业或部门对类似的岗位和员工要明确工作规范和要求,帮助该岗位优化职责,加强日常的检查监督,减少临时的信息收集,加强更有效的工作职责,减少低质量的信息收集汇总工作。例如对某些岗位,可以明确要求对每次收集的信息做出分析建议,供领导参谋使用。

6、建立信息共享的企业文化和规范。

在近几年逐渐为人熟知的《赋能》一书中,提到很多企业在规模发展壮大后,都面临着“深井病”的困扰,即每个部门都是一口“深井”,信息无法共享,导致组织效率低下。很多企业为了“信息保密”或者受到官僚主义的影响,信息局限在高层或少数人手中,大大影响了企业的整体组织绩效提升。而要推动企业改革,一方面要依靠建立部门协作和信息共享机制,作为短期的工具方法,从长期来看,要建立信息共享的文化和规范,让每个人都能了解到关键信息。例如美军在战场上,每个士兵都要及时反馈信息,同时,每个士兵也能收到战场全局态势图,更好地对自身行动和目的提供指导。

5

【总结】

在面临困境的时候,管理提升可以有效降低成本、提高内部效率,让更少的人产出更多的价值,是所有企业的管理目标。针对文山会海、形式主义的痼疾,在长期咨询和研究过程中,总结出一套行之有效的提升方案,从短期的协作机制建设、沟通工具建设培训,到长期的信息共享文化的培育、管理规范建设,在各类企业中不断实践、完善、提升,取得了良好的实际效果。

作者:任飞  华恒智信咨询师

来源:华恒智信

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宝洁公司案例分析 并购案例分析 公共关系案例分析
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